办公室会议流程

　办公室会议流程，小伙伴们在职场上的生活都习惯了吧，身为上班族的大家应该是每天都对着电脑的吧，那么如果要给自己的'员工开会的话，办公室会议流程要怎么写呢？接下来让我们一起来看看吧。

办公室会议流程1

　 一、确定会议主题

　现在社会是一个高效率的社会，无论是机关、组织还是企事业单位，都必须减少会议，开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定，或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议，我们就要围绕主题组织会议了。

　 二、确定会议具体内容

　围绕会议主题，我们要研究会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。

　 三、确定参会人员

　围绕会议内容，我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，我们才能安排会议时间和流程。

　 四、确定会议时间

　确定会议时间要首先征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。

　 五、确定会议地点

　我们要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。

　 六、下发会议通知

　将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。

　 七、会前准备

　按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。

　 八、召开会议

　会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。

　 九、结束会议

　会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。整个会议结束。

办公室会议流程2

　 一、会前准备工作

　 （一）确定会议名称（秘书）

　1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）；

　2、会议内容；

　3、会议范围。

　 （二）拟定会议步骤（秘书）

　1、会议日程；

　2、会议议程；

　3、会议程序。

　 （三）草拟会议通知（秘书）

　内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。

　 （四）下发会议通知（文书）

　将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。

　 （五）准备会议材料（秘书）

　1、会议文件；

　2、讲话发言材料；

　3、会议主持词。

　 （六）布置会场（秘书、公务员）

　1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；

　2、会场音响等设备调试（公务员）；

　3、水杯、矿泉水摆放（公务员）；

　4、名牌摆放，详见附表（秘书）；

　5、材料摆放（秘书）；

　6、会议条幅（秘书联系工会）；

　7、座位图（秘书联系相关部门）。

　 （七）会前检查（副主任）

　1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；

　2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；

　3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

　 二、会中工作

　 （一）签到工作

　及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。

　 （二）主席台热水填补（公务员）

　每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。

　 （三）会议记录（秘书）

　随身携带录音笔，及时记录领导发言。

　 （四）突发情况（秘书、公务员）

　面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。

　 三、会后工作

　 （一）清理工作（秘书、公务员）

　1、回收领导名牌；（秘书）

　2、清理会议室卫生；（公务员）

　 （二）录音整理工作（秘书、打字员）

　会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。

　 （三）会议纪要（秘书）

　会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。

一、确定会议主题

现在社会是一个高效率的社会，无论是机关、组织还是企事业单位，都必须减少会议，开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定，或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议，我们就要围绕主题组织会议了。

二、确定会议具体内容

围绕会议主题，我们要研究会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。

三、确定参会人员

围绕会议内容，我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，我们才能安排会议时间和流程。

四、确定会议时间

确定会议时间要首先征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。

五、确定会议地点

我们要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。

六、下发会议通知

将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。

七、会前准备

按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。

八、召开会议

会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。

九、结束会议

会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。整个会议结束。

会议营销流程方案

　营销不应该一成不变，即使在同一个国家，在消费品行业和服务业，营销方式也是不同的。下面是我整理的会议营销流程方案，欢迎大家阅读参考！

　 一、目的

　以研讨会为平台，以达到：

　(1) 开发老客户价值，开发新客户。

　(2) 强力推介CN和中国域名的注册量，增加中文域名产品在大庆中小企业的覆盖率。

　(3) 提高企业品牌保护意识和传承企业品牌，推荐中文域名产品，彰显卓创集团和互联网中心的价值服务形象；

　(4) 拓展中文域名大庆地区代理商

　 二、目标

　(1)70%客户现场注册；

　 三、主题

　“保护企业品牌、维护企业利益”

　 四、活动时间

　研讨会由卓创公司在XXXXX举办

　会议时间定于10月20日15：00—16：30。

　 五、活动对象

　参加本次研讨会的客户，必须具备以下基本条件：

　(1)卓创公司老客户；

　(2)具备电子商务意识的，致力于提升企业销售额的企业；

　(3)以网站建设网络推广为主业的网络公司；

　(4)致力于从事推广中文域名产品和代理电子商务的企业和个人

　人数计划70-100左右

　 六、特邀嘉宾

　为提高本次技术研讨会的权威性，邀请大庆高新区服务外包园XXX领导参与会议，作“应对企业品牌保护盲点、完善企业品牌保护手段”的讲话。具体工作由XXX负责联系，10月17日前给出具体结果。

　一)，由刘国峰：做保护企业品牌、维护企业利益的主题报告，

　二)，外包园领导XXX主讲：“应对企业品牌保护盲点、完善企业品牌保护手段”的讲话

　 七、会议准备

　1、客户邀请

　(1)10月12日—19日正式发放邀请函。发放邀请函时，原则上谁邀请、谁填写。

　(2)发放邀请函时沟通主要内容：

　1)本次会议由卓创公司主办，推广中文域名，保护企业品牌，提升企业互联网安全意识。

　2)促销政策沟通，增加大家参会的吸引力；

　3)探寻其现场注册意向，并及时提醒其带好订金；

　4)请妥善保管邀请函，参会时凭邀请函入场。

　(3)电话确认：10月19日，业务员电话提醒受邀请客户。

　2、邀请函设计与制作

　邀请函数量130份，由XXX负责联系在当地制作，1015号前完成邀请函的设计主题为：

　“小产品、大市场、实现可持续发展”

　“保护企业品牌、维护企业利益”

　邀请函上的参会地址：黑龙江省大庆市高新区服务外包园C1座14层，会务联系电话，会务联系人。

　3、特邀嘉宾邀请

　(1) 邀请政府相关领导，且主要沟通以下内容：

　就卓创举办“小产品、大市场、实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”

　活动发表正向看法；

　1) 整个讲话时间控制在20分钟以内；

　2) 具体邀请工作由XXX负责，10月15日前落实，

　(2)示范嘉宾邀请

　本次的示范嘉宾由刘国峰负责找寻，负责人要通过一切形式确保示嘉宾到达现场开会。示范嘉宾发言稿由刘国峰准备。

　4、会场布置

　(1)横幅，与会议主题相同，具体由XXX清点，列出清单

　1)会场内主席台横幅：“小产品、大市场、实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”

　研讨会(6M)：

　2)会场内左面横幅：(7M)

　3)会场内右面横幅：(7M)

　4)会场内后面横幅：(6M)

　(2)主席台背景

　以“选择中文域名，保卫企业利益”为主题，按“XX会议”背景制作。

　(3)入口处展架(制作成喷绘)：卓创集团“小产品、大市场、 实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”

　研讨会欢迎您(宾馆提供)

　(4)会议室进口横幅：“小产品、大市场、实现可持续发展”

　“保护企业品牌、维护企业利益”

　研讨会欢迎你横幅一条(7M)

　(5)主席台两侧易拉宝展示板两个，宣传内容为集团公司产业、XX布局图、等，缺少部分请XXX补充缺少的部分。

　7、资料物品准备清单：

　(1)中文域名彩页；(130份)

　(2)手提袋(130个)

　(3)销售宝彩页；(130份)

　(4)卓创公司彩页；(130份)

　(5)抽资箱(一个)

　(6)抽奖卡(130张)

　(7)宣传横幅及易拉宝，会场背景彩喷

　(8)工作卡(30张)

　(9)参会证(150张)

　(10)订货单(130张)，定金收据(130份)加盖公司公章

　(11)工作服(30件)

　(12)照相机、摄像机、投影仪、音响，话筒

　(13)客户签到本(二本)

　(14)，音乐准备

　(15)电脑准备二台，

　 八、会场布置与会议接待

　10月20日上午会议团队抵达(主要是运送有关会议现场物品)。

　10月20日上午布置会场，具体要求按会议营销相关要求进行操作。

　10月22日下午召开工作人员会议。

　 九、促销方案：

　购3年中国域名赠送1年销售宝在线客服系统使用权

　购5年中国域名赠送3年销售宝在线客服系统使用权

　购7年中国域名赠送价值2000元网站或网站升级

　购10年中国域名赠送价值2500元网站或网站升级

　购5年CN域名赠送1年销售宝在线客服系统使用权

　购10年CN域名赠送3年销售宝在线客服系统使用权

　具体抽奖奖品为：

　一等奖XXXXX，价值XXX

　二等奖XXXXX，价值XXX

　三等奖价值XXXXX，价XX

　 十、会议流程

　会前：播放卓创公司与互联网中心中文域名相关宣传光碟

　1、主持人介绍嘉宾；(2分钟)

　2、总经理致欢迎辞；(3分钟)

　刘国峰作“小产品、大市场、实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”讲话(将集团公司介绍纳入其中)；(20分钟)

　3、现场抽取3个三等奖；(5分钟)

　5、外包园领导讲课(15分钟)

　6、示范嘉宾讲话；(10分钟)

　7、现场抽取2个二等奖，

　8、宣布促销活动内容，现场订购；(30分钟) 9、1个一等奖；(从订货客户中抽出，5分钟)

　共计1小时30分钟左右，会议从下午15：00开始，

　 十一、会后跟进

　按会议营销相关文本的要求进行操作。

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组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门大学问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。

日常工作会议主要流程：

会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。

1会议文件资料的立卷归档

1)会议文件的收集整理工作

(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的 渠道 。

(3)运用收集文件的不同 方法 。

2)会议文件的立卷归档

把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导 报告 和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

2会议经费结算工作

(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具 收据 或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

3安排与会人员返程

案例

天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析

会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点

1提早做好与会者的票务登记预订工作

(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

(3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

2帮助与会者提前做好返程准备

(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

(5)帮助部分与会者托运大件物品。

4会议 总结

总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

(1)会议 工作总结 要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。

①检查会议目标的实现情况。

②检查各个小组的分工执行情况。

③将员工自我总结和集体总结相结合。

④以总结 经验 、激励下属、提高工作水平为目的。

(2)决定会议效果的主要因素有以下几个。

①是否具有召开会议的必要。

②会议准备得是否充分。

③议程是否科学合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否严格控制了会议人数。

⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。

会议流程及服务安排

一、会前准备

1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

(一)仪容仪表

(1) 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

(2) 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

(3) 坐站姿势规范端庄，不翘腿。

(二)语言

(1) 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

(2) 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3) 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。

(三)态度

(1) 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

(2) 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

(4) 解释问题有礼有节。

(四)纪律

(1) 会议服务前不吃异味食品。

(2) 不在会议期间使用电话。

(3) 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

(4) 严格遵守职业道德。

5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的 演讲稿 件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。

7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为851511cm,并使用两面三角名牌架摆放。

9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

10、会务工作人员进行会场布置：

(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等)，确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。

(2)采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。

(3)根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、***讲话顺序、 其它 会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

(4)根据发言人位置摆放话筒，并调试(话筒位置的高低、效果及接口等)，确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放;如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

(5)会议所需的备品要按以下要求摆放：

座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度)，靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备)，左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水)，正中放置 笔记本 、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。

具体细节：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。

②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。

③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。

④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。 ⑤笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。 ⑥笔：放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。

11、会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。

12、准备工作的检查

会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整)，同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。

13、准备工作完成后

会场外应设有与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。

二、会议过程中

1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。

首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人意见，并礼貌地小声对客人说：“对不起，请问需要加水吗”或做个手势，待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

通常会议室内不许吸烟，如特殊情况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。

2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。

3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。

5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼，不准随意走动。

6、在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，请其稍等，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。

7、会议中间休息时，工作人员要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

8、在会议进行中，工作人员不允许随便进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在安静的环境中顺利进行。

三、会议结束阶段

1、会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

3、会后严格做好__，工作人员应不询问、议论、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。

4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工作。

5、配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。)

7关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象)。

四、会后服务总结

每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行搜集和整理，以备单位以后纪念或是宣传时用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。

会议中心日常工作程序

早班工作安排(工作时间为：08：00~17：00)

一﹑班前:(07：50~08：00)

1开启各个会议室大门，并检查各个会议室的设施设备是否可正常运作。如：灯光、空调。

班前例会：1检查该班员工的仪容仪表，符合酒店的标准。

讲述当天会议室预定的情况及基本要求。

2安排早班工作任务，员工清楚自己的工作后，

进入其负责的工作岗位。

检查备餐间物品(08：00~08：15)

1 热水，热毛巾准备是否足够供应。

2 检查托盘，茶壶、工作车等所需物品是否住够用。

3 检查工作间电梯是否正常运作。大堂检查(08：00~08：15)

1 检查电梯、灯光、空调、等设备是否运作，如有损坏，立即通知关部门进行维修。

2 检查地面卫生是否干净，无积水。

3 检查指示牌、电视机、休息室茶几、沙发、等环境卫生是否干净、摆放规范。

4 检查绿化是否有枯叶，是否鲜艳。

5 会议中心大门外的卫生情况，横幅是否正确悬挂

会场内检查(08：00~08:15)

1 确保场内整体清洁并符合卫生标准，无污垢，无杂物，无异味，台布，用具整洁，无破损，规范统一。

2 根据EO单的要求逐一检查会场的布置需求：横幅悬挂是否规范，字体，字距，高度是否鲜明，无错字。

3 确认台型是否正确，是否有更变，台布颜色，铺设是否规范。

4 椅子要摆放整齐，数量与要求的人数相符

5主席台，名牌卡，讲台，讲台花等等都要逐一检查，无一遗漏的检查。

6 桌面物品 摆放规范，统一。

7 植物、签到台、音响设备、空调、投影、灯光等设备确保会议期间完好使用。

营业时间(08：30~11:30)

1 站会场门口迎接客人

2 帮客人存衣

3 指引客人入场，如客人携带资料物品较多时，应主动上前帮助提拿、协助摆放。

4 为客人沏茶(茶水七成满)上毛巾。

5 会场服务、茶点服务、会休服务、等工作。

11：30~13：30

1晚班交接，顶替用膳。

2会议结束后的复原工作

3结账服务，摆会等工作

(会场内检查)

14:00~17:00

1下午会议进行。

2会场服务。

17：30~下班

1 班后小结会。

2 倒掉垃圾筒的垃圾

2工作交接。

晚班班工作安排(工作时间为：11：00~19：30) (11：00~17：30)

1班前例会

2交接工作，顶替早班用膳

3检查日常消耗品是否够用。

4整理会议室的摆放、卫生情况

5送洗及领回布草

6了解明天的会议情况，根据订单布置场地。

7根据易耗品的使用情况，领取货品。

8看会服务

8接手早班工作并完成。

(17：30~19：30)

1 互相顶替用餐。

2 会场结束后，引领客人退场。

3 收拾并布置会场。

4 收拾并整理备餐间。

5 检查所有会场的安全隐患。

6 关掉灯光、空调、等电源及门窗并锁好。

7 班后总结会议，写下交接。

8 再次巡检会议中心所以位置。

9 向上级汇报所有工作检查完毕。

10 较移钥匙前台。

公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢下面是我为你整理的大型会议接待流程，希望对你有帮助。

　大型会议接待流程

一、 会议报道之前的工作

1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和****(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右

3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。

5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括： 笔记本 、笔、文件袋、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品礼品、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

二、 会议报到前准备工作

1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。

三、 会议期间的工作

1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

收费过程中必须严格按程序操作，及：

(1)确定学员情况

(2)根据情况计算应交费用

(3)填写收费据不撕!

(4)收款

(5)将 收据 撕下交于学员

(6)填写报到表。

2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。

四、会议期间需要注意注意问题

1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

2、会务组所用的书面文件需保存完好。

3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点， 保险 安全的寄存。

大型会议预定筹备的流程

一、会议预订

1 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。

2 会议预订确定内容事项

1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

2)会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

3)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特殊说明，不得使用KTV系统)

4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。

3 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议 通知书 给各参会人员，抄送给公司上级。

二、会场布置

1 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。

2 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。

3 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

4 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。

三、会议开始前检查

1 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

2 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。

3 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

4 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。

四、会议清场

1 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。

2 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。

五、账务结算

1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的 报告 以备向上级汇报。