1、首先，写标题。标题写在第一行正中，可只写通知二字，在通知前面写上发通知的名称，写上通知的主要内容为普查家谱。
2、其次，称呼。写被通知者的姓名或职称或单位名称，在第二行顶格写。
3、然后，正文。另起一行，空两格写正文。要普查家谱的时间、地点、是谁要普查家谱，要写清所通知事件的目的。
4、最后，落款。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。